Bürootöökonverentsil pidin oma ettekandes vaatlema uuenenud ootuseid bürootöötajatele, eelkõige siis kasvava suhtlustehnoloogia mõjutustest lähtuvalt. Omaaegne Memexi utoopia sekretäre, assistente ja asjaajajaid asendavast elektromehhaanilisest välismälust on tänaseks kustunud. Toona tegeldi tehnilise protsessi automatiseerimisega, praegu pigem tehnilisele protsessile kõrgema lisandväärtuse loomisega.
Peatne Director teeb sellest alloleva kokkuvõtte.
Londoni Ärikooli õppejõu ja Euroopa ühe kõige kuulsama strateegiaguru Costas Markidese kursustele tulevad igal aastal maailma suurfirmade juhid. Ta annab neile individuaalse ülesande minna mõnda Londoni hotelli (ja neid seal jagub), astuda seal koos võõra inimesega lifti ning sõita koos temaga viiendale korrusele. Selle aja jooksul, mil lift sõidab, peab see firmajuht tutvustama ennast võõrale ning tegema talle selgeks oma firma tegevusala ning strateegia.
Markidese sõnum on imelihtne: ettevõtte strateegia peab olema arusaadav kõigile, nii töötajaile kui klientidele, nii vanaemadele kui ämmadele.
Markidese järgi mängivad tuleviku ettevõttes võtmerolli eelkõige liider, aga ka ühenduslülid. Liider on see, kes annab ettevõtte arengule suuna ja motiveerib teisi kaasa tulema. Selleks et nad saaksid aru, mis on strateegia, tuleb see lühidalt kokku võtta, siis saab seda ka edasi kanda nagu pärimust. See on liidri ülesanne.
Ühenduslüliks (inglased nimetavad seda clue’ks, liimiks) on aga tugipersonal (sekretärid, assistendid, juhiabid jt). Tugipersonal täidab ligilähedaselt sama rolli nagu liider. Ta viib kokku info ja info, info ja inimesed, inimesed ja inimesed. Olgu siis tegemist hambaravikabineti või Nokia peakorteriga.
Nad kannavad edasi selle ettevõtte kultuuri ja väärtusi, mis võivad küll kirjas olla, aga ei pruugi. Vandeadvokaat ei kanna seda edasi, sest ta on eelkõige pühendunud erialastele tegevusele. Samamoodi ei kanna ta struktuuri ja protsessi edasi.
Inimesed ja nendevaheline suhe ei ole liidrite ja juhi eest vedada ja ellu viia. See, kas igapäevased suhted on head või halvad, sõltubki just tugipersonalist.
Mõne aasta eest viisid Fortune’i ja Economist läbi ühise uuringu, mis tõi välja juhtide ootused tugipersonalile. Mida siis tegelikult sekretäridelt, juhiabidelt ja assistentidelt oodatakse:
1. Ühenduslüli roll organisatsiooni tegevuste ja üksuste vahel, et luua tervik. Nad on organisatsiooni väärtushoiakute suurimad vahendajad.
2. Varustaja-orgunnigeeniuse roll. Asi ei peaks piirduma ainult paberi ja kirjaklambrite kohale toomisega – palju olulisem on varustada infoga, asjade ärategemine ja see, et ta hoiaks kätt pulsil, organiseeriks ja viiks ellu.
3. Kommunikatsioonikeskuse roll. Ta peaks olema nagu mõni kosmosemissiooni keskus, kes vastab hädakutsungile „Houston, we have a problem!“ Inimesed ei ole enam kontoris koos, mõni on videokonverentsil, mõni mobiiliga kättesaadav jne, kuid mõnes olukorras peab infovahetus toimuma siiski pidevalt.
4. Tark mees taskus. Ta teab, mis toimub ja mida organisatsioon teeb. Kus on meie lepingud, kontaktid, andmebaasid, viimase viie aasta tegevusaruanne. Ühesõnaga info haldajad
5. Kaablikutt – kuidas videoprojektorid omavahel kokku käivad; kuhu käib paber printeris. Nii et tehnilist taipu!
